Rayssa Rafaela Pousada em Poços de Caldas: Célula é referência nacional na gestão de documentos

Não é só através da produção e da venda que se mede o sucesso de uma empresa. Um dos requisitos indispensáveis para que alcance a eficiência que se refletirá em seus resultados está na sua capacidade de organização interna, que inclui o processo de arquivar documentos de forma inteligente. Isto é possível a partir do desenvolvimento de estratégias de arquivamento, como as oferecidas pela Célula, referência nacional em gestão de documentos, com quase duas décadas de experiência no mercado.

A guarda eficiente de informações oferece às organizações maior controle sobre seus processos e, consequentemente, maior produtividade. Dados não arquivados em um repositório seguro podem ser perdidos para sempre, comprometendo a sustentabilidade do próprio negócio. Contratos, alvarás, registros contábeis e de funcionamento, licenças, notas fiscais, registros tributários e da previdência fazem parte do acervo que precisa ser arquivado em local que preserve sua integridade sob vários aspectos.

“A Célula está localizada no Park Sul, na BR-040, centro empresarial de altíssimo nível, com toda a segurança. Há câmeras espalhadas por todo o complexo, além de portaria 24 horas e equipe de vigias circulando pelos galpões. Nós temos também a segurança eletrônica em nossas dependências e somos monitorados por empresa certificada”, explica o diretor executivo da Célula, Horastor dos Santos Filho.

“Procuramos dar ao documento todo o cuidado necessário para a sua preservação. Por isso, realizamos periodicamente a dedetização, para evitar infecção por alguma praga, traça ou inseto. Nossa preocupação e missão é cuidar do documento com todo cuidado, para manter sua integridade ao máximo”, acrescenta o executivo.

Software garante praticidade e segurança

A Célula oferece aos clientes um software de gerenciamento, o GED Célula, que facilita a gestão documental pelas empresas, assegurando o acesso aos documentos digitalizados de qualquer lugar em que se esteja e a qualquer momento, com toda a segurança necessária e primordial, sobretudo quando ataques cibernéticos às organizações se tornam cada vez mais frequentes.

O software permite que o gestor responsável pela organização do arquivo documental tenha absoluto controle sobre as informações armazenadas, podendo incluir e excluir do sistema pessoas da organização que precisam acessar os documentos, sendo possível definir, inclusive, datas e horários em que os arquivos poderão ser consultados.

Todas as informações são disponibilizadas em alta qualidade. A plataforma conta com inúmeras funcionalidades que aumentam a praticidade no manuseio dos dados. Através do sistema, é possível realizar as requisições de documentos que estão armazenados, assim como visualizá-los digitalmente de maneira intuitiva, permitindo ao usuário imprimi-los ou enviá-los por e-mail quando solicitado.

“A digitalização de documentos facilita o dia a dia da empresa e dos clientes, para que não haja a requisição de documentos físicos. A digitalização agiliza bastante o processo da empresa com a facilidade de consultar arquivos que são muito requisitados. Oferecemos também outros tipos de digitalizações mais sofisticadas, com certificado e assinatura eletrônica”, observa Herastor.

Célula personaliza o atendimento

Além dos serviços de gestão de documentos e de sua sólida estrutura, a Célula oferece atendimento personalizado aos clientes. Cada um pode ter seu próprio Centro de Documentação (Cedoc) e, para isso, conta com a expertise da empresa na estruturação, implantação e no gerenciamento deste espaço, que pode ser nas dependências da organização, a fim de atender diferentes necessidades.

Na primeira etapa, os arquivos são separados, etiquetados e catalogados. Em seguida, podem ser digitalizados e ficam disponíveis no GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos). Por último, ocorre o treinamento dos funcionários da empresa que estarão responsáveis pela gestão documental, para que se tenha uma equipe preparada para o correto armazenamento e a gestão de todo o acervo.

Entre os principais benefícios de uma gestão eficiente da documentação empresarial estão economia de tempo e dinheiro, otimização da produtividade dos colaboradores, facilitação de auditorias e aumento do nível de segurança da informação.

facebook.com/celula.gestao.de.documentos